Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «24rek.ru”! В этой статье мы поговорим на тему личный помощник, разберемся, что входит в его обязанности и какими качествами характера он должен обладать.
Личный помощник
Личный помощник часто является вторым лицом компании, он выполняет функции, которые ему назначил руководитель. Он может выполнять функции секретаря, главного бухгалтера.
Личным помощником могут назначаться люди из числа сотрудников, ранее работавшие в организации и обязанности которых вышли за рамки их профессии. Так, например, переводчик из компании, сотрудничающей с иностранными организациями, может выполнять обязанности секретаря, а т.к. услуги переводчика нужны регулярно, он может переквалифицироваться и расширить сферу своей деятельности.
Руководители выбирают своим помощником людей, руководствуясь не их профессиональными качествами, а своими предпочтениями. Эта должность подразумевает общение с руководителем большей части рабочего времени, поэтому при выборе специалиста предъявляются определенные требования.
Человек, доброжелательный, отзывчивый, энергичный имеет больше шансов быть принятым на работу, чем человек с большим опытом работы, но его характер не устраивает руководителя.
Он должен располагать всей информацией, касающейся деятельности организации и самого руководителя. Поэтому руководитель должен быть в нем уверен и полностью ему доверять.
- Контроль распорядка дня. Он следит за выполнением графика работы и выполнением плана работы, назначенной на день начальником. Составляет график встреч и совещаний и напоминает о их проведении, если начальник забыл;
- Организаторские функции. Кроме планирования разных мероприятий иногда он может их и организовывать. Во время командировки он должен позаботиться о бронировании гостиничного номера, заказать билет на самолет;
- Работа с документами. Он должен проверять и сортировать поступающую корреспонденцию, хранить приказы и важные документы надлежащим образом, чтобы в случае их надобности их можно было быстро найти;
- Решать самостоятельно вопросы, не требующие вмешательства руководителя. Поэтому он должен хорошо разбираться в специфике работы организации, быть знакомым с партнерами и условиями сотрудничества;
- Он должен отвечать на телефонные звонки, контактировать с посетителями и решать, кому из них надо назначить встречу с руководителем, а кому нет. В некоторых вопросах он может сам разобраться или переключит на специалиста, который сможет решить проблему.
- Внимательность;
- Стрессоустойчивость;
- Коммуникабельность;
- Терпение, он должен быть легко обучаемым;
- Ему придется мириться с точкой зрения руководителя, хотя она не всегда может быть правильной, терпеть перепады его настроения, взрывной характер.
Но, несмотря на все это, личный помощник должен иметь свою точку зрения. В некоторых ситуациях это может оградить начальника от необдуманных действий.
От того, как вы сможете себя проявить, зависит, станете вы мальчиком на побегушках или полноценным личным помощником.
Посмотрим видео на тему личный помощник
Заключение
В этой статье мы рассмотрели тему личный помощник, поговорили о его качествах характера и обязанностях, которые ему придется выполнять.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.
Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.
