Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «24rek.ru”! В этой статье мы поговорим на тему Менеджер по документообороту, что входит в его обязанности, какими навыками и личными качествами должен обладать специалист.
Менеджер по документообороту
Документооборот является важным моментом в управлении организацией. Вся документация должна оформляться в соответствии с законодательными нормами, храниться определенное количество лет.
Поэтому во многих организациях имеется штатная единица, которая называется делопроизводитель, документовед или менеджер по документообороту.
В его обязанности входит:
- Регистрация и оформление документов;
- Ввод их в электронную базу данных;
- Контроль за выполнением предписаний руководителя;
- Контроль за своевременной подшивкой документов в дела;
- Разработка номенклатуры дел;
- Проверка правильности оформления дел;
- Оформление протокола работы комиссии по подготовке документации к хранению;
- Подготовка и передача архивариусу описи документов, подлежащих сдаче в архив.
В своей деятельности специалист должен руководствоваться:
- Правовыми актами по ведению делопроизводства в выбранной сфере деятельности;
- Уставом и приказами организации;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Трудовым договором;
- Должностной инструкцией. Сотрудник знакомится с ее пунктами перед началом трудовой деятельности, подписывает ее, тем самым подтверждает свое согласие с вменяемыми ему обязанностями, правами и ответственностью в случае их нарушения.
В течение рабочего дня он выполняет следующие функции:
- Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию;
- Регистрирует ее;
- Подготавливает документы на подпись руководителю;
- В соответствии с резолюцией передает документы сотрудникам для исполнения и контролирует его ход;
- Отправляет исходящую корреспонденцию;
- Выполняет поручения руководителя;
- Отвечает на звонки клиентов.
Для работы менеджером по документообороту не обязательно иметь специальное образование, достаточно пройти курсы по делопроизводству и самостоятельно изучить профессиональную литературу.
Специалист должен:
- Уметь работать с оргтехникой;
- Пользоваться современным программным обеспечением;
- Знать стандартный пакет Microsoft Office;
- Уметь пользоваться программой Excel;
- Принимать и распределять телефонные звонки;
- Знать деловой этикет;
- Уметь составлять приказы;
- Уметь работать в режиме многозадачности;
- Знать новые технологии в области делопроизводства;
- Готовить документы для размещения в Интернете;
Обладать такими личными качествами, как:
- Коммуникабельность;
- Стрессоустойчивость;
- Усидчивость;
- Ответственность;
- Пунктуальность;
- Внимательность;
- Открытость;
- Доброжелательность;
- Требовательность как к себе, так и к своим сотрудникам;
- Умение сосредотачиваться на мелочах.
Заработная плата специалиста зависит от статуса компании и объема оборотов.
Работать можно:
- В разных организациях в отделах делопроизводства;
- В государственных и частных архивах;
- В государственных и местных органах власти;
- Секретарем;
- В органах ведомственного управления.
Самым сложным в деятельности специалиста является выполнение рутинной и монотонной бумажной работы.
Несмотря на все это, профессия Менеджера по документообороту предполагает выполнение большого количества интересных задач, есть возможность получить больше профессиональных навыков.
Об удаленной работе кадровиком вы узнаете, перейдя по ссылке https://24rek.ru/udalennaya-rabota-kadrovikom/.
Посмотрим видео на тему Менеджер по документообороту
Заключение
В этой статье мы рассмотрели тему Менеджер по документообороту, чем он занимается, какие личные качества необходимы для работы менеджеру по документообороту, какими навыками он должен обладать.
Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.
Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.
